Elke e-mail die vanaf een academisch adres in @ac-aix-marseille.fr wordt verzonden, draagt een afbeelding. Zonder handtekening ontvangt de ontvanger een anoniem bericht, zonder functie, zonder contactgegevens, zonder verbinding. Een professionele handtekening aanmaken in de Aix-Marseille mail kost enkele minuten en verbetert de leesbaarheid van alle uitgaande communicatie.
Roundcube Aix-Marseille en handtekening: wat de technische configuratie inhoudt
De academische mail Aix-Marseille werkt met Roundcube, de webmail die door de academie wordt aanbevolen. Het is in deze interface dat de handtekening het eenvoudigst kan worden ingesteld, zonder extensie of derde partij tool.
De handtekening die in Roundcube is aangemaakt, wordt niet altijd weergegeven in Outlook of Thunderbird. Dit heeft te maken met de manier waarop deze clients de gegevens van het account ophalen. De Aix-Marseille mail maakt gebruik van beveiligde servers: imap.ac-aix-marseille.fr op poort 993 in SSL/TLS voor ontvangst, en smtp.ac-aix-marseille.fr op poort 465 in SSL/TLS voor verzending.
Deze IMAP- en SMTP-instellingen zorgen voor synchronisatie, maar de handtekening blijft aan de clientzijde opgeslagen. Als je je handtekening in Roundcube instelt, verschijnt deze niet automatisch in Thunderbird, en vice versa.
De beste praktijk is om de handtekening in elk hulpmiddel dat je gebruikt aan te maken. Als je voornamelijk via de academische webmail werkt, stel deze dan direct in Roundcube in. Je kunt ook de gedetailleerde stappen volgen om een handtekening aan te maken op de Aix-Marseille mail met Apprendissimo om een begeleide route te volgen die is aangepast aan de academische omgeving.
De handtekening instellen in de Roundcube Aix-Marseille webmail
Log in op de webmail met je academische inloggegevens. Klik vanuit de Roundcube-interface op het pictogram “Instellingen” (tandwiel rechtsboven), en selecteer vervolgens de sectie “Identiteiten” in het zijmenu.
Je standaard identiteit verschijnt met je adres @ac-aix-marseille.fr. Door erop te klikken, verschijnt er een veld “Handtekening” onderaan het formulier. Dit is waar alles gebeurt.
Kiezen tussen platte tekst en HTML
Roundcube biedt twee modi. De platte tekstmodus toont de handtekening zoals deze is, zonder opmaak. De HTML-modus maakt het mogelijk om vetgedrukte tekst, klikbare links of een logo toe te voegen. Voor een leesbare professionele handtekening, biedt het HTML-formaat een meer gestructureerde weergave.
Vink het vakje “HTML-handtekening” aan als het beschikbaar is. Een mini-editor verschijnt, vergelijkbaar met een vereenvoudigde tekstverwerker. Je kunt daar direct je handtekeningblok invoeren.
De informatie die in de academische handtekening moet worden opgenomen
Een effectieve handtekening overbelast het bericht niet. Het identificeert de afzender en geeft een contactmiddel.
- Voornaam en achternaam, gevolgd door de exacte functie (docent, CPE, administratief personeel, schooldirecteur)
- Verbinding met de instelling en, indien relevant, de gemeente of het arrondissement
- Professioneel telefoonnummer (centrale van de instelling of direct nummer)
- Website van de instelling, als klikbare link in HTML
Vermijd het toevoegen van een citaat, een te zware grafische banner of decoratieve iconen. De soberheid versterkt de geloofwaardigheid in een academische context.
Handtekening op Thunderbird of Outlook met een Aix-Marseille account
Als je de voorkeur geeft aan een e-mailclient die op je computer is geïnstalleerd, wordt de handtekening apart van Roundcube ingesteld. Het principe blijft hetzelfde: schrijf een tekstblok dat automatisch onder elk nieuw bericht wordt ingevoegd.
Thunderbird: HTML-bestand of directe invoer
In Thunderbird open je de accountinstellingen (menu “Bewerken” en vervolgens “Accountinstellingen”). Onder de identiteit die aan je academische adres is gekoppeld, verschijnt een veld “Handtekeningstekst”. Je kunt je handtekening direct invoeren of “HTML gebruiken” aanvinken om de opmaak te verrijken.
Een flexibelere optie: bereid de handtekening voor in een apart .html-bestand en koppel deze aan het account via de knop “Een handtekeningbestand bijvoegen”. Deze methode maakt het mogelijk om het bestand te wijzigen zonder elke keer de instellingen opnieuw te openen.
Outlook: twee paden afhankelijk van de versie
In de klassieke Outlook (desktop), ga naar Bestand, dan Opties, dan E-mail, dan Handtekeningen. Maak een nieuwe handtekening aan, geef deze een naam en schrijf de inhoud in de ingebouwde editor. Koppel deze vervolgens aan het IMAP Aix-Marseille account dat je hebt ingesteld met de serverinstellingen van de academie.
In de webversie van Outlook (als je instelling hier toegang toe geeft), gaat het pad via Instellingen, dan “Alle Outlook-instellingen weergeven”, dan E-mail, dan “Opstellen en antwoorden”. Vergeet niet om de automatische toevoeging aan nieuwe berichten en antwoorden aan te vinken.
Veelvoorkomende fouten die de weergave van de handtekening verstoren
Waarom wordt je handtekening correct weergegeven bij jou, maar verschijnt deze vervormd bij de ontvanger? Verschillende oorzaken komen regelmatig terug.
- Direct plakken vanuit Word of een DTP-software injecteert ongewenste HTML-code. De weergave wordt onvoorspelbaar afhankelijk van de e-mailclient van de ontvanger. Geef de voorkeur aan directe invoer in de editor van Roundcube of Thunderbird
- Een handtekeningafbeelding als bijlage invoegen in plaats van deze online te hosten, produceert een zichtbaar paperclip in elke e-mail, wat sommige spamfilters verkeerd interpreteren
- Het gebruik van een exotisch niet-standaard lettertype (zoals script of fantasie) leidt tot vervanging door een standaardlettertype op de computer van de ontvanger, wat de uitlijning verstoort
Het meest betrouwbare formaat blijft eenvoudige HTML-tekst met één klassiek lettertype (Arial, Verdana of Helvetica), een leesbare grootte en een hyperlink naar de website van de instelling in plaats van een klikbare afbeelding.
De professionele handtekening op de Aix-Marseille mail hoeft niet geavanceerd te zijn om zijn rol te vervullen. Een duidelijk blok, consistent met de academische context, ingesteld in zowel Roundcube als in je externe client als je er een gebruikt, is voldoende om ervoor te zorgen dat elk verzonden bericht de juiste contactgegevens bevat.